外交部翻譯常見5大錯誤，你一定要避免！英文文件專家解析 [5 Common Ministry of Foreign Affairs Translation Mistakes You Must Avoid! Expert Guide on Official Documents]

隨著國際交流日益頻繁，外交部相關文件的正確翻譯變得前所未有的重要。本文總結外交部翻譯最容易出現的5大錯誤，包括逐字逐句不確實、格式名稱混淆、姓名日期不一致、疏漏簽名聲明及遺漏應備文件等。透過專家分析與官方規定整理，協助你理解外交部翻譯申件時不可觸犯的雷區，並提供實用建議，讓你順利備妥合格英文翻譯文件，避免退件與審查延誤。

外交部翻譯流程須知

送件與驗證規定

提交外交部翻譯時，必須附上原始英文文件與譯本並簽名，並遵守駐外館處或外交部規定。部分文件還需經公證或機關驗證後才能遞交。

翻譯文件類型	主要流程	必要驗證	注意事項
護照、身份證明	原件備齊，翻譯後送審	部分需公證先驗證	譯文需逐字逐句，不許摘譯
結婚、出生證明	原件+中譯本申請	公證人先行審驗	內容錯誤外交部會要求更正
學歷、職業文件	英文文件+譯本	需附證件比對簽名	須自行檢查翻譯細節

常見審件被退原因

外交部翻譯最常被退件原因包括：用詞錯誤、格式不符、遺漏訊息、文件不全、非逐字翻譯、未簽名聲明等。官方說明：「本處僅驗證簽字屬實，但若內容有明顯錯誤得要求更正。」

英文文件專家解析：五大常見翻譯錯誤

1. 逐字逐句翻譯不確實

外交部規定文件必須逐字對照，不得摘譯或意譯。申辦人常為求方便略過細節，導致關鍵資訊遺漏，尤其易發生在結婚證明、出生證明及學歷證書。

• 專家建議：對照原文逐行翻譯，不理解時建議諮詢專業翻譯。譯本與原文必須完全一致。

2. 格式與專用詞彙錯誤

專有名詞或證明文件格式錯誤會直接導致退件。例：Notary Public 易誤譯為 “公證員”，Consular Officer 與辦事處容易混淆。

常見英文詞彙	正確外交部中譯	常見錯誤翻譯
Certificate of Birth	出生證明	出生證書
Consular Official	領事官員	領事
Notary Public	公證人	公證員、公證師
Authentication	驗證	認證、證明
Apostille	認證條約	國際證明

建議參照外交部官網及駐外單位公布的範例與專用詞彙。不同地區單位可能用詞略有差異，申請前建議先確認。

姓名、日期、地點拼寫不一致

文件中人名、地點、日期拼寫必須全檔一致。常見錯誤如前後人名拼音不同、日期格式中英混用，會造成審查困難，甚至被懷疑偽造。例如依外交部規定，「Chen, Yu-Han」不得任意改為「Chen Yu Han」，也不能用非正式拼音。

• 專家建議：統一使用外交部的「外文姓名中譯英系統」查詢結果，不要手動改寫。日期使用西元格式，地名參照教育部或外交部譯名手冊。

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忽略簽名與聲明切結

所有翻譯文件需由申請人「親自簽名聲明翻譯正確且與原文相符」。聲明區必須有中英文陳述，內容如：「本人________(正楷全名)聲明上述中文譯本與英文原件文義相符。I hereby declare that this is a true and correct Chinese version of the attached Original…」並要本人親筆簽名及填寫日期。

必填聲明欄位 (應填內容)
中文正楷全名
中英聲明句
申請人親筆簽名
日期（西元年/月/日）

• 切勿代簽，翻譯人不可代替。
• 漏填聲明內容或日期會被直接退件。

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疏忽文件齊全與翻譯證明文件規則

送交外交部翻譯文件時，護照正本/影本、原始文件、公證證明等都要齊全。常因遺漏身份證影本、只附譯本或使用不合規文件而遭退件。

應備文件清單	程序說明
1. 文件申請表	所有資料需填寫
2. 有效護照正本及影本	正本驗畢歸還
3. 原始英文文件及中譯本	必須齊全
4. 公證人驗證文件	委託辦理/郵寄時必備
5. 申請人簽名聲明	未附為退件主因

• 專家建議：建議製作檢查清單，逐項核對，必要時提前與辦事處詢問細節。

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如何避免外交部翻譯文件失誤？專家三大建議

• 查閱官方公告與範本：外交部及駐外單位網站公布各類文件翻譯範例，建議必先下載參照，減少錯誤。
• 尋求專業翻譯協助：專有名詞及格式易失誤，建議找具有官方文件經驗的英譯專家協力處理。
• 逐步詳實核對：完成文件後，進行一行一行細查，人名、日期、詞彙一致性不可馬虎，如能雙人校稿更佳。

結論：出國、留學、移民等需求日增，外交部翻譯一旦失誤，將延誤申辦時程，甚至帶來法律問題。務必尊重規定，嚴謹準備、細心核查，讓合格文件為您順利打開國際大門！