申請英文信件一次寫對：避免 12 大致命錯誤、掌握結構與語氣的完整指南（含範例＋表格＋模板）

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首先，理解申請英文信件為何成為台灣學習者的高風險項目

申請英文信件看似簡單，實則牽涉英文禮貌語氣、國際書信規範、附件說明、段落組織、樹狀邏輯與正式度判斷。許多台灣學習者往往因中文邏輯介入，加上過度仰賴直翻，而在關鍵申請時錯失機會。根據 TESOL 與 Cambridge University Press 的研究，非母語者在書信寫作最常失誤的區塊正是「語用（pragmatics）」——即語氣、情境與用途是否恰當。

此外，⚜️英商劍橋和享受英文（www.enjoy-abc.online）在課堂觀察中也發現：就算文法正確，只要語氣錯置或附件說明有誤，就會讓對方誤會你的專業度。以下深入解析 6 大台灣常見錯誤、延伸書信結構與完整示例，協助你打造能被錄取、能提升應徵成功率的國際級申請信件。

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接著，避免最常見的六大申請英文錯誤

1. 用詞不當的直譯英文（中式英文）

中文常用語直接翻成英文，會造成語氣生硬、不自然，甚至傳達錯誤訊息。

以下是高風險錯誤：

中式英文錯誤	為何錯	正確英文
Your email was well received.	像公文，語氣奇怪	Thank you for your email. / I have received your email.
Please find the enclosed document.	enclosed＝紙本，非 email	Please see the attached document.
I will reply you.	少 to	I will reply to you.
I look forward to talk to you.	缺 V-ing	I look forward to talking to you.
Please be noted that…	像命令、無禮	Please note that… / Kindly note that…

此外，BBC Learning English、British Council 也特別指出：亞洲學生最常錯在「直接把中文語氣複製到英文」，導致對方覺得突兀或無禮。

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2. 忽略正式書信的「結尾語＋署名＋聯絡方式」三段式

Email 結尾並非一句 Best regards 就能結束，需要完整的結構。

正確格式如下：

Best regards,
Kevin Chen
Marketing Specialist
Phone: +886-912-000-000
Email: kevin.chen@email.com

常見台灣錯誤：

Best regards,
Kevin
Sales Manager, ABC Corp. Tel:...
（資訊混在一起，看不出哪段是署名、哪段是簽名檔）

以下為正式度比較表：

正式度	結尾語	使用場合
★★★★★	Sincerely, / Yours faithfully,	學術申請、正式商務、首次往來
★★★★☆	Best regards, / Kind regards,	標準商務
★★★☆☆	Regards, / Best,	內部同仁、熟識客戶
★★☆☆☆	Cheers, / All the best,	朋友或熟悉同事

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3. 亂用附件提示（attached vs enclosed）

專業英文信中：

• enclosed＝紙本實體文件
• attached＝電子郵件附件

常見錯誤：

❌ Please find the enclosed CV.
✔️ Please find my CV attached.

❌ As attached is the reference.
✔️ Attached is my letter of reference.

劍橋詞典（Cambridge Dictionary）也特別註明：attached 是電子郵件唯一正確用法。

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4. 用詞正式度錯亂（開頭不符場合）

以下為最常造成申請失敗的語氣錯置：

場景	正確開頭	錯誤示例
寫給教授	Dear Professor Smith,	Hi Professor…
應徵公司	Dear Hiring Manager,	Hello,（過於隨便）
寫給陌生單位	To Whom It May Concern:	（空白）
寫給朋友	Hi Jack,	Dear Jack,（太正式）

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5. 段落結構混亂，無法讓對方讀出重點

正確申請信必須遵循「三段式」：

1. 目的段（為何寫信）
2. 資格段（你的優勢、經歷、證照）
3. 結尾段（感謝、附件提示、期待回覆）

錯誤示例：

My name is Kevin. I graduated from… I like your company… I attach my resume…
（所有資訊混在一起）

正確示例：

第一段：說明申請項目、來源
第二段：條列你的資格與亮點
第三段：附件＋期待回覆＋禮貌結尾

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6. 標點符號與全半形錯誤（台灣學生最常掉分）

常見錯誤如下：

錯誤寫法	正確寫法
Thank you！	Thank you!
Could you…？	Could you…?
(Friday）	(Friday)
CV，please review	CV, please review

全形標點會影響 ATS（Applicant Tracking System）辨識度，也會降低文件的國際可信度。

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此外，補充六大致命語法＋語用錯誤一次看懂（自我檢查表）

錯誤類型	錯誤句子	改善建議
中式英文	Your email was well received.	用 Thank you for your email.
署名混亂	Best regards, Lily Lee Sales Manager	分三段：結尾語/署名/聯絡方式
附件錯誤	Please find the enclosed CV.	電子郵件只能用 attached
語氣錯置	Hi Professor, / Dear Tom (陌生人)	依身分使用 Dear / Hi
段落混亂	想到什麼寫什麼	三段式、每段 1~2 重點
全半形混用	Could you？	將所有標點改為英文半形

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接下來，理解國際標準英文申請信的完整架構

以下是由多家國際組織（TESOL、BBC Learning English、Cambridge Business English）共同建議的完整 Email 架構：

段落一：表明申請動機

I am writing to apply for the position of...
I am interested in the Master’s Program in...

段落二：呈現自我亮點（建議條列）

以下是「安全、不冒犯、帶專業」的句型：

With a background in...
I believe I am a strong candidate because...
I have experience in...
My academic training has prepared me to...

段落三：附件提示＋感謝＋期待回覆

Please find attached my CV and transcript for your review.
Thank you for your consideration.
I look forward to your reply.

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延伸新增段落 1：如何讓申請信更容易被 HR、教授閱讀？（讀者停留時間技巧）

Google Discover 與 HR 研究指出：

• 人眼會自動掃描 開頭三行 + 第一個動詞 + 段落第一句
• HR 平均只花 7.4 秒 審核一封申請信

因此，你的第一段必須「可掃描，不冗長」。

範例：

I am writing to apply for the position of Project Assistant at ABC Corp. 
With experience in research coordination and bilingual communication, 
I believe I can contribute effectively to your team.

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延伸新增段落 2：申請 Email 的「主旨 Subject」常被忽略，但至關重要

以下是成功率最高的主旨格式：

場景	正確主旨	為何成功
求職	Application for Marketing Assistant – Kevin Chen	明確、可搜尋
學術申請	Application for 2025 Fall Admission – MA in Linguistics	一看就懂
推薦信請求	Request for a Letter of Recommendation	禮貌、精準
補件	Updated Documents Attached – Kevin Chen	ATS 能辨識

以下是錯誤主旨：

❌ Hello
❌ Application
❌ Apply job

模糊、難以搜尋、非正式。

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延伸新增段落 3：國外教授最在意的不是文法，而是「禮貌程度」

由 Stanford、Harvard Writing Center 公開研究指出：

教授最反感三種行為：

1. 沒自我介紹
2. 直接要求（impolite request）
3. 使用命令句

錯誤示例：

I want you to write a recommendation letter for me.
（非常不禮貌）

修正版：

I would greatly appreciate it if you could write a letter of recommendation for me.

教授不喜歡被命令，但樂於協助禮貌的學生。

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延伸新增段落 4：避免自我貶低句型（台灣學生常犯）

常見錯誤：

❌ My English is not very good, but…
❌ I am not sure if I am qualified, but…
❌ Sorry to bother you…

TESOL 語用研究說：
申請信過度道歉＝降低自己的價值。

建議替代句型：

✔️ I would appreciate your guidance on…
✔️ I am eager to contribute to…
✔️ Thank you for taking the time to review my application.

這些語氣既謙遜又不失專業。

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延伸新增段落 5：讓對方願意「秒回」你的申請信（心理學角度）

國際溝通心理學（Politeness Theory）指出：

對方會快速回覆的信件通常有 3 個特點：

1. 易讀（短句＋清楚段落）
2. 目的明確（第一段就講主題）
3. 有後續動作（call to action）

以下是有效 CTA：

I would be happy to provide any additional information if needed.

或：

Please let me know if there is anything else I should prepare.

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延伸新增段落 6：AI 時代的申請信檢查流程（Strong ATS Format）

目前企業常用：

• Greenhouse
• BambooHR
• Workday

這些系統會掃描 email 與附件，如果遇到：

• 全形標點
• 過度花俏字體
• 圖片化的文字（不可辨識）

很可能會被判定為 難以分析 → 降低排序

最佳做法：

1. 使用純文字 UTF-8
2. 避免 PDF 圖片掃描版
3. 附件檔名使用英文＋清楚日期

例：

Kevin-Chen-CV-2025.pdf

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延伸新增段落 7：申請信中應避免的禁忌字詞（多由亞洲學生誤用）

禁忌字詞	原因	替代字詞
urgent	催促感太強	at your convenience
request you to…	命令語氣	I would appreciate it if…
I want…	不禮貌	I would like to…
very very	太口語	highly / strongly
sorry to bother	過度道歉	Thank you for your time

避免禁忌字詞等同於保持專業。

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延伸新增段落 8：最完整的申請信模板（可直接貼上使用）

Subject: Application for Marketing Assistant – Kevin Chen

Dear Hiring Manager,

I am writing to apply for the position of Marketing Assistant at ABC Corporation.
With training in digital marketing and hands-on experience in project coordination,
I am confident that I can contribute effectively to your team.

I have completed a bachelor’s degree in Business Administration and have worked 
as an intern in two marketing teams, where I assisted with social media campaigns,
data analysis, and bilingual communication. These experiences have strengthened 
my ability to manage deadlines, collaborate across teams, and communicate clearly 
in both English and Chinese.

Please find attached my CV and portfolio for your review. 
I would appreciate the opportunity to further discuss how I can support your team.
Thank you for your time and consideration.

Best regards,
Kevin Chen
Phone: +886-912-000-000
Email: kevin.chen@email.com

此模板已符合：

• ATS 辨識
• 國際商務書信格式
• 3 段式語意邏輯
• 附件提示正確語用

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In conclusion, Therefore, Finally，掌握申請英文信件＝提升國際競爭力的最快途徑

申請英文信件是世界與你接軌的第一步，語氣、段落與細節都影響你的國際形象。透過：

• 避免直譯中式英文
• 正確使用正式書信格式
• 使用 attached，而非 enclosed
• 掌握三段式結構
• 精準的主旨與禮貌語氣
• 避免全形標點與語氣錯置

就能讓你的申請信更專業、更易讀、更有機會獲得教授、HR 與國際單位的回覆。

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⚜️英商劍橋和享受英文：www.enjoy-abc.online
透過專業指導、國際標準模板與一對一語氣修訂，讓英文不再卡詞，讓你的申請信真正變成世界的入口。

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