行政助理英文這樣用！5個常見錯誤用法你一定要避免

行政助理在現代職場扮演著舉足輕重的角色，尤其在跨國溝通與業務協作時，「行政助理英文」能力已成為不可或缺的職能。 不過，許多行政人員在英文表達上，容易出現錯誤或直譯的情況，影響專業度與溝通效率。本篇深入剖析5項行政助理英文常見誤用情境，從職稱、動詞選用、郵件格式、會議記錄到詞彙語境，逐一給出正確用法與提升建議，助你強化國際職場競爭力。

行政助理英文的重要性提升，錯誤用法卻屢見不鮮

隨著全球化腳步加速，人力資源專家一致強調「行政助理英文能力」在跨國溝通、內部協調、電子郵件撰寫及專案支援上的重要性。不過，許多行政人員雖有基本英文底子，卻常在職場專有用語、句型與語氣上失分，導致專業形象受損或溝通誤會。現今企業、求職網站資料顯示，正確的行政助理英文運用，將有助於職涯發展及晉升機會。

五大行政助理英文常見錯誤用法

錯誤一：「Assistant」與「Secretary」傻傻分不清

很多職場新鮮人在自我介紹或投遞履歷時，經常混用Assistant與Secretary，卻不知道在美、英企業裡，這兩者職責定位大不同。『Administrative Assistant』更偏重部門協作與專案支援；『Secretary』則帶有較單一服務和較低階的色彩。

錯誤用法	正確用法	解釋
I am a secretary at ABC Corp.	I am an administrative assistant at ABC Corp.	部門庶務、協調協作用assistant較精確
My position is office secretary.	My position is administrative assistant.	用專業職稱形象佳，也利於職涯發展

提醒： 經常在履歷、信件與LinkedIn等專業場合，正確使用「Administrative Assistant」或「Executive Assistant」這些正式頭銜，增強專業形象。

錯誤二：「Help」當萬用動詞，專業感全無

大部分行政人員會習慣用「help」描述工作內容，但在職場專業情境下，更精確的動詞（如arrange, coordinate, manage, support等）能突顯分工與職責。

情境	不建議用法	推薦用法	解說
協助安排會議	I help my boss to book meetings.	I arrange schedules and coordinate meetings for my supervisor.	用arrange/coordinate更專業
處理文件	I help with paperwork.	I am responsible for document management and filing.	responsible for彰顯主動職責

建議： 日常溝通時可多用「arrange（安排）」、「coordinate（協調）」、「manage（管理）」等字眼，提高精準度與專業度。

錯誤三：忽略專業書信格式，語氣過於口語

郵件、書信溝通是行政助理的日常。但很多人會錯用「Hi」、「Thanks」等過度簡化語氣，反而拉低專業形象。完整郵件應包含稱謂、目的、正文、禮貌結尾。

結構	範例用語
開場	Dear Mr. Smith, / To whom it may concern,
說明目的	I am writing to confirm the meeting schedule.
請求	Kindly let me know if you require further information.
結尾	Best regards, / Sincerely,

專家提醒：建議多準備常用商用Email範本，便於與外籍主管合作或客戶交涉時展現專業。

錯誤四：會議紀錄英文──事件順序、時態和語氣常出問題

行政助理負責會議記錄時，若只是直翻中文，容易忽略英文中講究時態一致與重點呈現。標準英文會議紀錄通常採被動語態、突出「Action Items」，並列出明確負責人及時限。

錯誤寫法	理想寫法
Today, we discuss the project.	The project was discussed and next steps were assigned to Team A.
Later, John do next actions.	John will provide a timeline by next Monday.

Date: July 10, 2024
Attendees: HR, Marketing, Admin
Topics: Budget review
Decisions: Increase Q3 budget by 10%
Action items: Mary to finalize report by 7/15; John to send revised budget by 7/12

要訣：使用清楚的排序、多用被動語態、清楚列點「Action Items」，是優質會議紀錄關鍵。

錯誤五：直翻中文詞語，失去英文職場語境

不少同仁寫郵件時誤將「附件」寫成Enclosure、將「確認」寫Check，反而讓對方困惑。熟悉國際職場慣用語是行政助理必備能力。

中文意思	容易誤用	職場標準用語	正確範例
附件	Enclosure	Please find the attachment/attached…	Attached is the meeting agenda for your review.
確認	Check	Confirm/verify	Please confirm the schedule by Friday.
提醒	Remind you	Just a kind reminder/As a friendly reminder	Just a kind reminder that the deadline is tomorrow.

行政助理提升英文力實用建議

結合實戰技巧，讓行政助理英文脫胎換骨

技巧	內容	實例
常備郵件範本	預先準備常見情境英文帶句	Please see the attached file for your review.
詞彙分類整理	職場高頻詞彙分門別類準備	reimbursement form、meeting minutes
主動進度回報	主動報告與交流狀況	I have completed the data entry as requested. If you have further instructions, please advise.
善用英文資源	Grammarly、DeepL等工具協助審稿	–

進階提示：考慮參加外語課程、多與外籍同仁交流，主動蒐集新興職場用語如remote work、hybrid meeting等，不斷精進。

行政助理履歷、面試必備高分範例

自我介紹與職責描述正確寫法

中文內容	英文範例表現
履歷職責	Administrative Assistant, responsible for organizing meetings, managing office documentation, and supporting daily administrative functions.
自我介紹	I am an experienced administrative assistant with a background in office coordination, event planning, and cross-departmental communication. I am proficient in written and spoken English and excel at managing complex schedules.

技能關鍵字補充： file management、meeting arrangement、travel coordination、report preparation、interdepartmental support

行政助理英文進階詞彙與句型速查表

中文	標準英文	常用句型
會議記錄	Meeting minutes	I have attached the meeting minutes from yesterday’s team conference.
處理日常公務	Handle daily affairs	I handle daily administrative affairs including scheduling and document management.
請款	Reimbursement	I prepared the reimbursement form for last month’s travel expenses.
文件分類、歸檔	File/archive documents	All incoming documents are properly filed and archived for easy access.
行事曆管理	Manage calendar	I manage the department calendar and ensure all deadlines are met.
行政協調專案、活動	Coordinate projects/events	I coordinate company events and support cross-team projects.