說明英文怎麼講？9種常見商務場合正確表達方式一次解析 [How to Say ‘Explain’ in English? 9 Essential Expressions for Business Situations]

身處國際職場，能精確表達「說明」這類關鍵行動，助你溝通暢行、展現專業。 本文帶你深入掌握9個商務場合最合適的「說明英文」動詞，包含用法、誤區＆選詞建議，更附對應情境表及技巧，從此工作、簡報、討論自信又精準！

為何「說明英文」在商務中舉足輕重？

有效溝通是商業成功的基石。「說明」不只是一方單向陳述，還涉及釐清細節、解釋流程、說明決策邏輯等。在國際場合中，若用詞不當或偏離慣用語，容易造成誤解或效率低下。因此，善用多元「說明英文」詞彙，能體現專業、加快團隊凝聚共識，是每位職場人需要具備的重要技能。

若想讓商業溝通更流暢，不妨參考 FYI 用法解析，從常用縮寫著手，提升職場英文表現。

9種常見商務「說明英文」表達方式全解析

1. Explain（解釋；說明）

Explain 是最基礎、正式的「說明英文」，適用於文件解釋、步驟說明、政策闡述等。

• 用法範例：Let me explain our new policy. / Please explain the main points of your report.

2. Clarify（澄清；釐清）

強調讓模糊處清晰，常見於問題釐清、避免誤會。

• 用法範例：Could you clarify what you meant? / I’d like to clarify the schedule.

3. Elaborate（詳述）

需更細緻內容時，進一步說明主題。

• 用法範例：Can you elaborate on your strategy? / Please elaborate your plan for the next quarter.

4. Illustrate（舉例說明）

以例子或圖表闡述觀念。
用法範例：Let me illustrate this with a chart. / Can you illustrate your point?

5. Describe（描述）

著重細節，對產品、流程或事件逐一說明。

• 用法範例：Please describe the procedure in detail. / How would you describe your role?

6. Demonstrate（演示）

強調實際操作或示範，常用於產品培訓。

• 用法範例：Let me demonstrate how the system works. / Our staff will demonstrate the product.

7. Outline（概述）

快速列出重點，協助一覽整體架構。

• 用法範例：Can you outline your proposal? / She outlined the agenda.

8. Define（定義）

明確針對名詞、政策、程序做出定義。

• 用法範例：Please define your key terms. / We need to define company objectives.

9. Make something clear（說清楚；釐清）

常作為句型強調傳達明確訊息。

• 用法範例：Let me make this clear. / I want to make it clear that this rule applies to everyone.

想學更多商用英文表達，可延伸參閱 連結英文表達法。

中文情境	常用英文動詞	搭配範例	適用場合
解釋規則	explain	explain the rules	會議/提案/報告
澄清細節	clarify	clarify the requirements	電郵/會議/合作
詳細描述	elaborate	elaborate on the solution	報告/文件/提案
舉例說明	illustrate	illustrate using a chart	簡報/教學/數據分析
概要說明	outline	outline the plan	項目提案/會議
明確定義	define	define the responsibilities	合約/政策
示範操作	demonstrate	demonstrate the process	溝通/發表/培訓
詳細描述	describe	describe the procedure	教學/說明
強調明確	make it clear	make it clear that…	討論/公告/溝通

商務場合9大英文說法實際用例解讀

視覺化說明 (Visual Explanation)

簡報會議常須將複雜概念以圖表、文字結合「說明」。這時可用 illustrate、demonstrate：

Let me illustrate our performance with this graph.
讓我用圖表說明業績表現。

I will demonstrate how the new software operates in real-time.
我現在即時示範新軟體的功能。

文件及政策細節說明

年度報告、政策與技術文件，多用 explain、describe、define：

This section explains our refund policy in detail.

Let me define what “stakeholders” means in this context.

商務會議釐清焦點

針對意見不同時，clarify 避免誤會：

Could you clarify your last statement?
能幫我釐清剛剛那句話嗎？

提案討論與細節展開

主管要求補充細節時，應用 elaborate 或 outline：

Could you elaborate on your timeline?
可以更詳盡描述時程嗎？

Let me outline the next steps for this project.
簡要說明這個專案接下來步驟。

更多提升英文溝通技巧的方式，建議參閱 英文短句提升溝通能力。

9大「說明英文」表達法特色比較表

英文用詞	說明特色	正式程度	適用場合	常見配搭詞
explain	基礎、萬用，多指條理或因果	★★★★	所有場合	explain that, explain how
clarify	澄清模糊、避免歧義	★★★★	問答、溝通、衝突處理	clarify the point
elaborate	深入、展開說明	★★★★	專案、提案、討論	elaborate on, elaborate further
illustrate	用例子、圖說明（視覺）	★★★	簡報、教學、分析	illustrate with, illustrate by
describe	細節描述、步驟說明	★★★	報告、文件、產品說明	describe as, describe in detail
demonstrate	實地示範、操作	★★★	產品、軟體、流程	demonstrate how, demonstrate by
outline	提要、框架說明	★★★	項目、計畫書、會議	outline the process
define	明確界定名詞、範疇	★★★★	條款、流程、政策	define as, define terms
make it clear	口語強調、釐清重點	★★★	公告、強調、提醒	make it clear (that)

「說明英文」常見錯誤與避雷建議

重點提醒：

• 避免泛用 say、talk，例如 “Let me say…” 在正式場合顯得不夠專業。
• 進階用法要注意句型，如 elaborate 後必須加 on：✔ Could you elaborate on that? ✖ Could you elaborate that?
• 需要討論定義時選用 define，勿以 describe 代替以防誤解。
• 強調事項被理解請用 make it clear，勿用中式說明如 I want to say clearly。

不同場合常見「說明英文」選擇建議

商務場合	建議用詞	注意事項
年度報告／簡報	explain, outline, illustrate	條理明確、結構清楚
Q&A／衝突解決	clarify, make it clear	注意語氣禮貌，勿指責
產品展示	demonstrate, describe	需具體操作與細節解釋
提案審查	elaborate, define	回應需深入具體，勿泛泛而談
合約協商	define, clarify	請將所有術語責任清楚定義
新人訓練	illustrate, demonstrate	以例子與示範協助理解

運用「說明英文」提升職場表現的四大技巧

1. 善用表格、圖表強化說明： 搭配 illustrate、demonstrate 提高效率。
2. 事先準備要點，outline 精簡重點： 讓大家一目了然。
3. 遇到誤會主動 clarify： 避免溝通破裂。
4. 適時切換詞彙展現專業： 場景變換靈活運用更受上司青睞。

結語

全球化職場對溝通細節要求益高。每一位專業人士都應敏銳掌握多元「說明英文」表達。熟悉並靈活應用這9種商務場合正確說明法，不僅能展現國際專業力，還可讓職場溝通事半功倍。立即練習，讓每次說明都更清晰又有說服力！