英文郵件格式常犯的5大錯誤｜新手必學正確範例與寫作技巧 [5 Common Email Format Mistakes and Correct Writing in English]

隨著國際商務與全球化發展，英文郵件已成為台灣職場溝通的重要工具。然而，許多新人在撰寫英文Email時，不經意犯下格式錯誤，影響專業形象。本篇文章分析台灣人易犯的五大英文郵件格式錯誤，以對照表、例句與範本傳授正確觀念。只要重視細節並養成自我檢查習慣，就能有效提升英文郵件的專業度，為你的國際職涯加分！

英文郵件常見的5大格式錯誤解析

1. 第一行錯誤的問候與稱謂

開頭問候語與稱謂使用不當會讓收件者覺得不受尊重，常見問題包含直接用「Hi」稱呼上司，或姓名拼錯。

錯誤範例	正確寫法	適用對象
Hi John,	Dear Mr. Smith,	長輩、首次聯絡
Hello,	Dear Sir/Madam,	不知姓名收件者
Dear Daivd,（拼錯名）	Dear David,	注意拼字正確
To whom it may concern,	Dear Recruitment Team,	統一稱呼部門

重點：尊重職稱、正確拼字、稱謂標點使用正確。

2. 中式英文片語與不正確語句結構

中式英文直譯、文法錯誤會讓母語人士難以理解。常見錯誤如“Your email was well received.”建議改為“Thank you for your email.”

常見錯誤	建議正確表達
Please find the enclosed file.	Please find the attached file.
I will reply you…	I will reply to you…

訣竅：「enclosed」僅用於紙本郵件，電子郵件一律用「attached」。回覆務必加“to”。

3. 不當的結尾祝語與署名格式

結尾祝語與署名格式錯誤，如把祝語和名字寫在同一行，會大大扣分。

Let me know if you have any questions._ Best regards, Lily Lee

正確範例如下：

Best regards,
Lily Lee
Sales Manager
ABC Company
Tel: +886 2 2500 0725 | Mobile: +886 963 071 025

元素	說明	範例
結尾祝語	正式/非正式依對象選擇	Best regards,
署名	英文姓全拼，慎用縮寫	Lily Lee
職稱/公司	寫明完整職稱和公司	Sales Manager, ABC Company
聯絡方式	電話、手機分列	Tel, Mobile

重點：祝語、署名、職稱與聯絡方式都需各自分行顯示。

4. 標點符號與全形/半形混用

標點混用（全形/半形）易影響專業感，如連用多個「！」、中式符號或撇號誤用。

錯誤範例	正確寫法
Please reply before Friday！！！	Please reply before Friday.
Here’ s my proposal	Here’s my proposal
7/25（Friday）？	7/25 (Friday)?

訣竅：全部使用半形標點、正確英文撇號、少用驚嘆號。

5. 附件及提醒語氣不當

附件與提醒語氣過於直接或命令，如“Please be noted that…”建議改為“Please note that…”等。

用途	不建議用法	專業用法
告知附檔	Please find the enclosed…	Please find the attached…
溫柔提醒	Please be noted that…	Please note that…

訣竅：「Please note that」較禮貌，各式附件請寫明 attached。

如何優化你的英文郵件格式？——實用技巧與正確範例

商務英文郵件正確範本

Subject: Meeting Confirmation for Friday, June 14th

Dear Mr. Young,

Thank you for your email. I am writing to confirm our meeting scheduled for Friday, June 14th at 10:00 AM.

Please find the attached agenda for your reference. If you have any questions, please let me know.

Best regards,
Stanley Wang
Sales Associate
XYZ Corp.
Tel: +886 2-5555-1234

• 標題要明確；
• 選擇恰當稱謂與正確附件說法；
• 主體內容簡短明確、附件說明用 attached；
• 結尾祝語、姓名、職稱及聯絡資訊各自分行。

郵件寄出前的快速檢查清單

檢查項目	詳細說明
問候語/稱謂	依對象選Dear/Hi/To whom it may concern
避免中式直譯	勿寫Chinese English；檢查attached、reply to等
結尾與簽名	祝語、簽名、職稱、聯絡方式各自分行
標點全半形	清一色用英文半形；檢查撇號和問號
附件/提醒語氣	請用Please find/Please note that，禁用命令口氣

提升英文郵件力的學習建議

充分練習、參照企業範本與現有自檢表，不斷檢視自身格式習慣。

學習方法	實施內容	推薦資源
比對範本	對照自己郵件與國際企業公開範本	企業官方網站、英文人才網
背誦例句	記住Please find attached等商用字句	線上商務英文教材
填寫檢查表單	每次寄信前自我檢查格式細節	文內快速清單
線上模擬練習	用平台寫模擬信件提升格式敏感度	英語學習平台App

總結： 注重五大Email格式細節、不斷實踐與自我檢查，是打造國際職場專業形象的關鍵。每次寄信前養成檢視格式的習慣，打造專業英文信件由你開始！