在職證明英文怎麼寫？避免這5個常見錯誤讓你順利申請國外學校或工作 [How to Write Employment Verification in English? Avoid These 5 Common Mistakes for Smooth Overseas Applications]

在職證明（Employment Verification Letter）為申請國外學校、工作、移民與簽證不可缺少的文件，但許多人因內容、格式或翻譯失誤，導致申請受阻。本篇將解析有效英文在職證明的國際標準、必備要素、常見錯誤及修正方法、各情境範例、檢查重點與申請須知，幫你一次掌握成功申請國外學校、職場或移民的訣竅。

在職證明是什麼？國際標準與必要內容

什麼是「英文在職證明」？

在職證明（Employment Verification Letter/Certificate of Employment），又稱在職信，用來證明員工於特定公司或組織的就業經歷。此文件由公司人資、主管或相關負責人簽發，是申請國外留學、工作、簽證、貸款等關鍵文件。

國外對在職證明的基本要求

必備要素	說明
員工基本資料	全名、職稱、部門
任職期間	入職及（如離職）離職日期
工作性質	全/兼職/約聘
公司資訊	公司全名、地址、聯絡電話、email
薪資資料（如需）	依申請機構需求補充
聲明語句	內容真實、簽名、職稱、蓋章

專家提醒：文件務求正式、資訊齊全與真實，缺一不可，避免申請遭退。

英文在職證明格式與範例

標準在職證明英文範本

To Whom It May Concern,

This is to certify that Ms. Jane Doe has been employed at ABC Technology Co., Ltd. from July 1, 2020 to present as a Marketing Specialist in the Marketing Department. Her current employment status is full-time.

If you require further information, please contact us at hr@abc-tech.com or +886-2-1234-5678.

Sincerely,
John Smith
HR Manager
ABC Technology Co., Ltd.

依用途比較：在職證明重點內容

申請目的	必備內容	特殊注意事項
國外大學	職務內容、全英撰寫	強調專業及全職
工作簽證	任職期間、薪資資訊	明確標示職稱和薪資
工作申請	在職/離職、部門	方便查證聯絡資料
移民申請	詳細工作經歷	負責人簽名、公司蓋章
銀行貸款	就業性質、薪資	隨信附公司章及身分文件

如果你正計畫赴日本，相關國際文件規範可參考 台灣去日本要簽證嗎 的補充說明。

英文在職證明撰寫時的5大常見錯誤

1. 中英文混用、格式不國際化

錯誤：僅將中文證明直譯，未依國際信函格式、不符外國習慣。

正確：採正式英文書信格式，明確各欄位。

2. 缺乏公司信頭、聯絡資訊

錯誤：信件無LOGO、email、公司資訊，審核易被疑造假。

正確：必有公司全名、地址、電話email與網站。

3. 就業資訊模糊或錯誤

錯誤：未完整填寫起迄時間、職位、部門、姓名英譯出錯。

正確：應對照護照，全程專業英文，部門清晰。

4. 無主管簽名、蓋章

錯誤：員工自寫自簽或僅電子檔，缺乏認證。

正確：主管/HR簽名並標註職稱，蓋公司章或電子印。

5. 資料不全、內容灌水

錯誤：內容過於簡略、誇大事實，失去文件公信力。

正確：內容與公司人事檔一致，數據確實，不造假。

錯誤樣例	建議修正
Engineer	Software Engineer, R&D Dept.
無簽名/蓋章	主管親簽、加公司電子章
only staff	依職位列明英文職稱

高效撰寫在職證明的實用建議與檢查清單

常用英文句型與內容範例

• 證明開頭： This is to certify that XXX has been employed at YYY from (date) to (date).
• 職位與部門： Her position is Senior Project Manager in the Business Development Department.
• 在職類型： She is employed as a full-time/permanent/contract staff.
• 薪資說明： His current monthly salary is USD 3,000.
• 結尾聯絡： If you need any additional information, please contact HR at XXX.

英文在職證明檢查清單

檢查項目	重點
員工姓名英文	與護照英文一致
專業職稱	明確全英文、分部門
任職期間	月/年/日標明、有無離職
聯絡資訊	公司全名、連絡資料正確
主管簽名/章	親簽並註明職稱
檔案格式	電子版PDF蓋章

國外申請時的特別說明與補強規範

不同國家或產業的特殊要求

• 美國/加拿大： 強調起訖日、全職、職責細節
• 歐洲： 著重雇主聯絡方式、主管簽字原件
• 澳洲/紐西蘭： 多需薪資明細、職責佐證
• 工程/醫護類： 更需工作內容、績效清楚

務必事先查明申請單位的明確官方要求，適切調整指派人及內容，避免單一版本導致退件。

文件備份與檢查原則

• 妥善存檔（含簽署日）、備齊原文與翻譯檔。
• 請求PDF電子章版本，不建議僅附word檔。
• 多次送件根據對方需求微調內容。

結語：讓在職證明成為你的國際敲門磚

一份合格的英文在職證明是你進入世界舞台的鑰匙。掌握正確的格式、完整資訊與誠信原則，避開常見錯誤，不僅能增加申請通過率，更能展現你的專業與嚴謹態度。遇有疑問，記得向HR專員或第三方專業翻譯求助，確保文件品質。讓每一份在職證明，成為你邁向海外學習、就業與移民的重要後盾！

英文術語	中文意思	例子
Full name	員工全名	John Hsiang
Title	職稱	Software Engineer
Department	部門	Product Development
Period of employment	任職期間	Jan 2021 – Jun 2024/Present
Employment status	在職狀態	Full-time/Permanent
Signature	主管簽名	[手簽名或電子簽章]
Company seal	公司章	必加蓋章
Contact info	聯絡方式	Email/Phone