在職證明英文怎麼寫？5個常見錯誤與正確範例解析

隨國際交流趨勢日益顯著，台灣上班族常因海外申請需求須撰寫英文在職證明。 本文詳細解析在職證明英文怎麼寫的正確原則、揭露五大常見錯誤、提供標準格式與實用範例，並附情境應對表格與製作步驟，協助你避免無效證明、提升國際文件水準。準備海外申請、升遷、貸款、專業認證文件，本文一次說明全攻略！

在職證明英文格式與內容概要

在職證明是什麼？國際需求說明

在職證明（英文：Employment Certificate / Certificate of Employment / Employment Verification Letter），通常由雇主或人力資源部門出具，用來證明員工任職於某機構的事實、職稱、任職期間及主要職責。國際場合中，這類文件可用於：

• 申請外國簽證（工作/商務等）
• 海外留學、進修課程、學位申請
• 轉職、國際職涯發展
• 銀行開戶、貸款、租屋身份查驗
• 專業認證與證照驗證

一份完美的英文在職證明必備哪些內容？

國際接受的在職證明內容建議包括以下資訊：

項目	英文對應詞	備註
發證日期	Date of Issue	文件開立當日
收件單位資訊	Recipient’s Info	視需求調整
主旨	Subject	如Certificate of Employment等
受證人基本資訊	Employee Information	姓名、職稱、員工號碼（選填）
工作期間	Period of Employment	起訖日期或Present
部門職稱	Position/Department	例如：Sales Manager等
工作內容	Job Description	1~2句簡述
雇主資訊	Company Info	全名、聯絡方式
出具人資訊	Issuer Info	職稱、簽名、聯絡方式
公司章	Company Stamp	依需求，有尤佳

撰寫在職證明英文常見錯誤

1. 直接套用翻譯器，語法不通

誤用機器翻譯常讓文句生硬且不符母語習慣。

錯誤：”I am now working in your company since 2018.”
正確：”I have been employed by [Company Name] since 2018.”

2. 遺漏關鍵資訊，證明無效

經常少寫職稱、任職期間或未蓋章，文件易被退件。

3. 不當評論、人情用語

正式證明文件禁用主觀讚美。只陳述事實。

4. 中英文混雜缺專業感

自製模板混用語言，建議全程正式英文，必要時附英文地址名稱。

5. 缺標準信件格式與署名

若無收信對象、抬頭或落款，易被視為自製文件。請參考 在職證明英文範本與寫作技巧 文章補充信件細節。

常見錯誤內容	改進說明	正確寫法示例
She is very hard-working.	忌主觀評論	She has been employed as an Accountant since Jan 2021.
He is a staff of company.	用詞不精確	He is employed as a Sales Executive at [Company Name].
信中直接寫 Dear Sir/Hi	無明確收件人與主旨	To Whom It May Concern: +主旨
沒附公司資訊，格式鬆散	須完整資訊+標準格式	詳見下文正確範例

國際標準英文在職證明正確範例

標準範例一：通用型

[Company Logo/Letterhead]
Certificate of Employment
Date: March 12, 2024
To Whom It May Concern:
This is to certify that Ms. Jane Chen has been employed by Global Tech Co., Ltd. as a Marketing Specialist in the Marketing Department from July 5, 2021 to present.
Her duties include marketing planning, campaign execution, and international market communication.
If you require further information, please feel free to contact us.
Sincerely,
Angela Lin
Human Resources Manager
Global Tech Co., Ltd.
+886-2-1234-5678
hr@globaltech.com
[Company stamp]

標準範例二：適用於簽證/學校

[Company Letterhead]
Subject: Certificate of Employment
Dear Sir/Madam,
This is to confirm that Mr. Jack Wu is currently employed at Sunrise Logistics Inc. as an Operations Supervisor. He joined our company on August 18, 2020, and is presently holding the position in the Operations Department.
This certificate is issued upon the request of Mr. Wu for whatever legal purpose it may serve.
Sincerely,
Cathy Huang
HR Director
Sunrise Logistics Inc.
Tel: [number]
Email: [email]
[Company stamp]

表格比對：不同需求重點

用途案例	需強調重點	建議內容補充
赴國外申請簽證	工作連續性、職務明確	目前在職字句、明確職稱
進修申請	職稱、在職狀態	附加工作內容/學歷需求
國際認證/貸款	年資、雇用狀態	正式員工、薪資（需時）
轉職應徵	任職時間、職位變動	公司組織關係說明
租屋/銀行開戶	聯絡資訊完整	開立人聯絡、公司章

申請職涯文件時，建議同時比對 英文自傳與履歷撰寫範例解析 ，完整展現職場形象。

5個常見錯誤細節說明與解方

1. 忽略在職狀態（Present）描述
   錯：”from Jan. 2021 –”
   正：”from January 2021 to present”
   說明：用 present 表示在職。
2. 「出具人」與「員工」身分混淆
   錯：本人自證
   正：公司人資或主管出具
   說明：應由雇主第三方開立。
3. You/We混淆對象
   錯：”We are honored you work with us.”
   正：”This is to certify that…”
   說明：陳述事實、避免親密語氣。
4. 無日期或落款
   錯：缺發證日期/簽名
   正：應有 “Date” 標註與簽名、職銜
5. 未蓋公司印章或無公司抬頭
   錯：空白信紙、自製格式
   正：加蓋公司章、抬頭/標誌

更多信件規範請參考 申請工作簽證必備文件清單與準備攻略 ，確保所有細節無遺！

各類情境對應範本快速查詢表

申請目的/對象	首段開頭推薦句	是否須詳細工作說明	結尾標準句
簽證/居留/移民	To Whom It May Concern:	建議簡要	For any inquiry, …
學校/獎學金申請	Dear Sir/Madam	視需求詳述	Sincerely,
證照、轉職	This is to certify that…	建議補充	Should you have …
貸款/租屋/金融	To whom it may concern:	可省細節	Please contact for…

如需文件格式細節，建議參考 公司證明文件格式與常見規範 文章。

撰寫「在職證明」英文信件三步驟

1. 準備公司專用抬頭紙和電子檔：選用具公司logo或正式抬頭的信紙，避免給人自製感。
2. 根據國際標準範本修正：依範本填寫公司及員工資料，檢查語法、格式正確。
3. 打印/存PDF，蓋章與親簽：紙本必蓋公司章、主管親簽；電子檔可用PDF加數位簽章，提高信賴度。

結論：在準備英文在職證明時，需重視格式與細節，確認資訊完整、正確，方能大幅提升國際申請的通過率。簡守本文重點，展現專業職場競爭力！