正式報價單英文怎麼寫？5個常見錯誤你一定要避免！

正式報價單英文不僅是國際商務的基本工具，也是企業展現專業形象的重要環節。本文深入解析報價單英文標準格式，並彙整出製作過程中五大常見錯誤，附上範例與專業建議，協助企業提升報價單品質，精準避開溝通及法律風險，順利實現跨國業務拓展。

正式報價單的英文標準格式是什麼？

報價單（Quotation/Quote）英文結構解析

根據國際採購標準，正式報價單英文可使用”Quotation”、”Quote”、”Formal Quotation”等字樣，重點必須將報價細項、公司與客戶資訊、有效期限等明確列出。以下為最標準的報價單英文格式：

Section	英文名稱	說明
公司資料	Company Information	公司名稱、地址、聯絡人、電話、E-mail
報價對象	Client/Customer	客戶名稱、聯絡方式
報價單編號	Quotation Number	追蹤與查詢用
日期	Date	發出日期
主旨/標題	Subject/Title	報價單用途
品項明細	Item/Description	產品細節
數量與單價	Quantity & Unit Price	數量、單價、金額
稅與總金額	Tax & Total Amount	稅額、總價
有效期限	Valid Until/Expiration	有效日期
貨運及付款條件	Delivery/Payment Terms	交貨與付款約定
備註	Remarks/Notes	特殊約定
聯絡方式及簽名	Contact & Signature	聯絡人、簽名/蓋章

常用模板句

起頭： Thank you for your inquiry. Please find our formal quotation as follows:
品項明細： Description, Part Number, Unit Price
條件： Delivery time: within 30 days after order confirmation.
結尾： Should you have any questions, please feel free to contact us.

撰寫正式報價單英文時的五大常見錯誤

缺少關鍵資訊或格式混亂：漏寫有效期限、付款方式、聯絡資料，導致資訊不全。
品項描述過於籠統：未註明型號、規格、細節，增加糾紛風險。

正確描述錯誤描述
Item: Stainless Steel Pipe
Model: SS-304, Dia 10mm, Length 3m Pipe
Item: LED Panel Light 18W
CCT: 6500K, Size: 600x600mm LED Light
英文表達不專業、語法錯誤：避免直接機翻，建議固定使用商務英文。
未註明非約束性：建議備註”For reference only, subject to final confirmation”。

正確描述	錯誤描述
Item: Stainless Steel Pipe Model: SS-304, Dia 10mm, Length 3m	Pipe
Item: LED Panel Light 18W CCT: 6500K, Size: 600x600mm	LED Light

期限及條款標註不清：需明確標示合約期限、付款、交貨條款。

條款英文	釋義	樣例
Validity period	報價有效期限	Valid until July 31st, 2024
Payment terms	付款條件	T/T 30 days after invoice date
Delivery terms	出貨條件	FOB Taipei / CIF Hamburg
Warranty	保固承諾	1 year warranty
Lead time	交期	Within 45 days after order confirmation

如何讓正式報價單英文更加專業？

報價單英文範例

Quotation No.: Q2407-012
Date: 2024-06-10
To: Ms. Jane Smith, ABC International Ltd.

Subject: Quotation for Model XYZ-1500 Industrial Pumps

Thank you for your inquiry. Please find our formal quotation below:

| Item No. | Description | Quantity | Unit Price (USD) | Amount (USD) |
|----------|--------------------------|----------|------------------|--------------|
| 1 | Model XYZ-1500 Pump | 10 | 1,200 | 12,000 |
| 2 | Spare Parts Set | 10 | 100 | 1,000 |
| | Subtotal | | | 13,000 |
| | VAT (5%) | | | 650 |
| | Total | | | 13,650 |

Delivery terms: FOB Kaohsiung, within 35 days after order confirmation.
Payment terms: T/T 30 days after invoice date.
Quotation valid until: July 31st, 2024.

Should you have any questions...

Best regards,
John Lee
Sales Manager
XYZ Tech Co., Ltd.

專家建議：

格式清晰，數字精確
用標準英語術語，例如“Unit Price”而非“Per item cost”
備註明確說明責任
定期更新模板

製作正式報價單英文的注意事項與小技巧

報價單英文核心用語	說明
Quotation/Quote	報價單
Valid until	有效期限
Delivery time	交期
Payment terms	付款條件
Item/Description	品項/說明
Per Unit	每單位
Total Amount	總金額
Subject to final confirmation	以最終確認為準