清大校務會議英文：15句議程、出席門檻與表決會話

讀到清大校務會議的新聞，你會怎麼向外國同學解釋「議案還沒表決」？如果只說 The proposal failed，對方可能以為議案已遭否決；其實，尚未投票與投票後未通過是兩回事。這篇從校園新聞出發，練習議程、出席門檻、表決與會議紀錄的英文，也能用在社團及工作會議。

聯合報2026年11月10日報導，清華大學當日安排加開校務會議，接續討論涉及校長高為元的相關議案。中央社10月20日報導則記載，前次會議因人數不足，未能進行表決。本文於11月10日上午查核，不預先宣稱本次會議已作成決議；下列對話均為語言教學示例，並非校方、校長或與會者的實際發言。

從議程到紀錄，先認識六個開會常用詞

「校務會議」在不同大學可能有不同正式英文名稱。向一般讀者解釋，可先說 a meeting on university affairs；若要引用某校組織的正式名稱，應再查該校官方英文用法，而不是把所有學校都叫作同一種 council。

1. Could you send me the agenda?
可以把議程寄給我嗎？
用 Could you…? 提問，比直接命令 Send me… 更適合向不熟悉的承辦人詢問。

2. Is this proposal on the agenda?
這項提案有列在議程上嗎？
先確認是否排入討論，別把媒體提到的議題當成必定會表決的議案。

3. Who is chairing the meeting?
這場會議由誰主持？
Chair 作動詞時是「主持」，不是放椅子。主持人也可稱 the chair 或 chairperson。

4. Are observers allowed to attend?
允許旁聽人員出席嗎？
Observer 是觀察員或旁聽者。能旁聽不代表有發言或投票權，必要時可追問 Are observers allowed to speak?

5. Where can I find the meeting materials?
我可以在哪裡找到會議資料？
Materials 可包括議程、附件與簡報；不一定包含尚未形成的正式紀錄。

6. Do we have a quorum?
我們有達到法定出席人數嗎？
這句關心的是是否達到規則要求，不是在問大家同不同意提案。不同組織、不同議案的規則可能不一樣。

7. Has the proposal been put to a vote?
這項提案已經交付表決了嗎？
Put something to a vote 是把某事交付表決。現在完成式在這裡用來確認「截至目前，這一步發生了沒有」。

8. The proposal has not been voted on yet.
這項提案還沒有進行表決。
Not … yet 保留「尚未」的狀態，沒有暗示提案已被否決。

9. Could you clarify what we are voting on?
可以說明一下我們正在表決什麼嗎？
Clarify 是釐清。當案名、修正案或投票選項不清楚時，這句比猜測更實用。

10. I would like to abstain.
我想棄權。
Abstain 在投票情境是棄權。棄權如何影響票數計算，須依適用規則判斷，英文詞本身不能替代議事規定。

11. The motion was passed.
這項動議已獲通過。
也常見 The motion passed.；應在結果確定後才用。若只是提出動議，說 A motion was proposed 或 A motion was introduced 更準確。

12. The meeting was adjourned.
會議已散會。
Adjourn 可表示會議結束或休會至另定時間，須看上下文。若要特別指出短暫休息，可以說 The meeting is taking a short break.

13. When will the minutes be available?
會議紀錄什麼時候可以取得？
Available 是可以取得或查看；紀錄可能尚在整理，不應把沒有公開紀錄解讀為一定沒有討論。

14. Are these draft minutes or approved minutes?
這是會議紀錄草稿，還是已確認的會議紀錄？
Draft minutes 可能仍會更正；approved minutes 是已依程序確認的版本。轉述時標清楚版本，能避免誤傳。

15. Could you let me know when a decision is announced?
決定公布時，可以通知我嗎？
When a decision is announced 說的是未來的條件，不等於現在已有決定。

以下為虛構教學情境，人物、提案及結果皆與真實校務會議無關。

Alex: Did the proposal to extend library hours pass?
延長圖書館開放時間的提案通過了嗎？

Mei: It hasn’t been voted on yet. The committee needs more information.
還沒有表決，委員會需要更多資訊。

Alex: So it wasn’t rejected?
所以不是被否決了？

Mei: That’s right. It’s still under discussion.
對，還在討論中。

Alex: Where can I check for updates?
我可以在哪裡查看最新進度？

Mei: Check the committee’s official announcements.
可以看委員會的正式公告。

練習重點：It’s still under discussion（仍在討論中）適合回應尚無定案的情況；It’s been approved（已獲核准）則要有確認結果，不能憑期待替換。

Rina: Could you send me the agenda before the meeting?
開會前可以把議程寄給我嗎？

Sam: Sure. I’ll send the agenda and the draft minutes from our last meeting.
可以，我會寄議程和上次會議紀錄草稿。

Rina: Thanks. Is the new budget on the agenda?
謝謝，新的預算有列在議程上嗎？

Sam: Yes. We’ll discuss it, but we may not vote on it today.
有，我們會討論，但今天可能不會表決。

練習重點：Will discuss 是「將討論」，may not vote 是「可能不表決」。兩者放在同一段話，能交代預定安排，也保留尚未確定的部分。

出席不是 attend to。I will attend the meeting. 是「我會出席會議」；attend to 通常是處理、照顧某事，例如 attend to a problem。
討論事情不用 discuss about。說 We will discuss the proposal. 即可；若用名詞則可說 have a discussion about the proposal。
表決不是 decide by myself。Vote on the proposal 是對提案表決；make a decision 是作決定，未必經過投票。
尚未通過，要說明是沒投票還是沒過門檻。Hasn’t been voted on yet 指尚未表決；was voted down 指經表決遭否決。訊息來源不明時，可先說 I haven’t seen an official decision yet.（我還沒看到正式決議。）